BFSG PDF-Anforderungen: So werden Ihre PDFs konform

Bis zum 28. Juni 2025 müssen Unternehmen ihre digitalen Dienstleistungen barrierefrei gestalten – das schließt PDFs ein. Doch welche Dokumente sind tatsächlich betroffen? Welche technischen Standards gelten? Dieser Leitfaden erklärt die konkreten Anforderungen an PDFs nach dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz.

Welche PDFs sind vom BFSG betroffen?

Das BFSG betrifft alle digitalen Dokumente, die Teil einer Dienstleistung für Verbraucher sind.

Definitiv betroffen

Dokumenttyp	Beispiele	Warum betroffen?
Rechnungen	E-Commerce, Dienstleistungen	Teil des Kaufvertrags
Verträge	Versicherungen, Banken, Telko	Wesentliche Dienstleistungsdokumentation
AGB	Alle Online-Anbieter	Rechtsverbindliche Information
Produktinfos	Bedienungsanleitungen, Datenblätter	Teil des Produktkaufs
Kontoauszüge	Banken, Finanzdienstleister	Bankdienstleistung
Formulare	Anträge, Bestellformulare	Interaktion mit Dienstleistung
Tickets	Bahn, Flug, Events	Personenbeförderung

Möglicherweise betroffen

Dokumenttyp	Einschätzung
Marketing-Flyer	Wenn zum Download angeboten: betroffen
Whitepaper	Wenn Teil des Angebots: betroffen
Newsletter (PDF)	Wenn regelmäßig versendet: betroffen
Jahresberichte	Wenn öffentlich zugänglich: empfohlen
Interne Dokumente	Nicht betroffen (kein Verbraucherservice)

Die rechtliche Grundlage

Laut BFSG § 1 Abs. 3 Nr. 3 sind E-Commerce-Dienste betroffen. Gemäß EN 301 549 müssen alle digitalen Dokumente, die Teil einer Dienstleistung sind, den Barrierefreiheitsanforderungen entsprechen.

Der technische Standard: PDF/UA

Für barrierefreie PDFs definiert die EN 301 549 (der harmonisierte europäische Standard) klare technische Anforderungen. Diese basieren auf zwei Säulen:

PDF/UA (ISO 14289)

PDF/UA steht für „PDF Universal Accessibility“ und ist der internationale ISO-Standard für barrierefreie PDFs.

Kernprinzipien von PDF/UA:

1. Vollständiges Tagging: Jedes Element hat eine semantische Bedeutung
2. Logische Struktur: Die Lesereihenfolge ist klar definiert
3. Alternative Texte: Bilder haben Beschreibungen
4. Navigation: Lesezeichen und Dokumentstruktur vorhanden
5. Maschinenlesbarkeit: Screen Reader können den Inhalt interpretieren

WCAG 2.1 für Dokumente

Die WCAG 2.1-Richtlinien gelten auch für PDFs:

WCAG-Prinzip	PDF-Anforderung
Wahrnehmbar	Alt-Texte, Kontraste, keine reinen Bild-PDFs
Bedienbar	Tastaturnavigation in Formularen, fokussierbare Elemente
Verständlich	Dokumentsprache, konsistente Navigation
Robust	Korrekte Tags, valide Struktur

Das Matterhorn-Protokoll

Das Matterhorn-Protokoll definiert 31 Prüfpunkte für PDF/UA-Konformität. Es ist die detaillierteste technische Spezifikation und wird von Prüftools wie dem PAC Checker verwendet.

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Die 10 wichtigsten PDF-Anforderungen

1. Vollständiges Tagging

Anforderung: Jedes Inhaltselement muss mit einem semantisch korrekten Tag versehen sein.

Was das bedeutet:

• Text: P (Paragraph) oder Span
• Überschriften: H1, H2, H3, etc.
• Listen: L mit LI
• Tabellen: Table mit TR, TH, TD
• Bilder: Figure mit Alt-Text

Prüfung: Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat unter Anzeige → Navigation → Tags. Alle Inhalte sollten in der Tag-Struktur erscheinen.

2. Korrekte Überschriftenhierarchie

Anforderung: Überschriften müssen eine logische Hierarchie bilden.

Richtig:

H1 - Hauptüberschrift
  H2 - Unterabschnitt 1
    H3 - Detail 1a
    H3 - Detail 1b
  H2 - Unterabschnitt 2

Falsch:

H1 - Hauptüberschrift
  H3 - Unterabschnitt (H2 übersprungen!)
H2 - Anderer Abschnitt (Hierarchie gebrochen)

3. Alternativtexte für Bilder

Anforderung: Jedes informative Bild braucht einen Alternativtext.

Best Practices:

• Beschreiben Sie den Inhalt, nicht das Aussehen
• Halten Sie sich kurz (ca. 100-150 Zeichen)
• Bei komplexen Grafiken: Längere Beschreibung im Text

Bildtyp	Guter Alt-Text
Diagramm	„Umsatzentwicklung 2024: Anstieg von 2,5 auf 3,8 Mio. Euro“
Logo	„Firmenlogo [Name]“
Dekobild	Als Artifact markieren (kein Alt-Text)
Foto	„Team-Meeting mit 5 Personen im Konferenzraum“

4. Logische Lesereihenfolge

Anforderung: Die Lesereihenfolge muss dem logischen Lesefluss entsprechen.

Problem bei mehrspaltigen Layouts: Ein Screen Reader liest von links nach rechts, Zeile für Zeile. Bei Spalten kann das zu Chaos führen.

Lösung:

• Tags in korrekter Reihenfolge anordnen
• Spalte 1 komplett, dann Spalte 2
• Fußnoten am Ende der Seite oder des Abschnitts

5. Dokumenteigenschaften

Anforderung: Metadaten müssen korrekt gesetzt sein.

Eigenschaft	Anforderung
Dokumenttitel	Aussagekräftiger Titel (nicht Dateiname)
Sprache	Dokumentsprache (z.B. „de-DE“)
Titelzeile	„Dokumenttitel anzeigen“ aktiviert
Lesezeichen	Bei Dokumenten > 5 Seiten empfohlen

6. Tabellenstruktur

Anforderung: Tabellen müssen korrekt strukturiert sein.

Table
├── TR (Kopfzeile)
│   ├── TH (Spaltenüberschrift 1)
│   ├── TH (Spaltenüberschrift 2)
│   └── TH (Spaltenüberschrift 3)
├── TR (Datenzeile 1)
│   ├── TD (Daten)
│   ├── TD (Daten)
│   └── TD (Daten)

Wichtig:

• Header-Zellen mit TH, nicht TD
• Scope-Attribut bei komplexen Tabellen
• Keine Layout-Tabellen für Design

7. Listenstruktur

Anforderung: Listen müssen als echte Listen getaggt sein.

L
├── LI → Lbl → "•"
│   └── LBody → "Erster Punkt"
├── LI → Lbl → "•"
│   └── LBody → "Zweiter Punkt"

Falsch: Manuelle Aufzählungszeichen (• – *) mit P-Tags oder Nummerierung als Teil des Textes.

8. Farbkontrast

Anforderung: Ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund.

Textgröße	Minimaler Kontrast
Normaler Text (< 18pt)	4,5:1
Großer Text (≥ 18pt oder ≥ 14pt fett)	3:1
Grafische Elemente	3:1

Tools zur Prüfung: WebAIM Contrast Checker, Adobe Color Contrast Analyzer

9. Keine reinen Bild-PDFs

Anforderung: Text muss als Text vorliegen, nicht als Bild.

Das Problem: Gescannte Dokumente sind reine Bilder – Screen Reader können nichts lesen.

Die Lösung:

• OCR (Optical Character Recognition) anwenden
• Text extrahieren und korrekt taggen

10. Navigierbare Formulare

Anforderung: PDF-Formulare müssen per Tastatur bedienbar sein.

• Tab-Reihenfolge definiert
• Eingabefelder mit Labels verknüpft
• Pflichtfelder gekennzeichnet
• Fehlermeldungen zugänglich
• Submit-Button erreichbar

Tagging-Struktur im Detail

Die wichtigsten PDF-Tags

Tag	Bedeutung	Verwendung
Document	Dokumentwurzel	Enthält alle anderen Tags
Part	Abschnitt	Große Dokumentteile (z.B. Kapitel)
Sect	Sektion	Unterabschnitte
H1-H6	Überschriften	Hierarchische Gliederung
P	Absatz	Fließtext
Span	Inline-Text	Text innerhalb anderer Elemente
L	Liste	Container für Listenpunkte
LI	Listenpunkt	Einzelner Punkt
Lbl	Label	Aufzählungszeichen/Nummer
LBody	Listeninhalt	Der eigentliche Text
Table	Tabelle	Tabellencontainer
TR	Tabellenzeile	Eine Zeile
TH	Header-Zelle	Überschriftszelle
TD	Datenzelle	Inhaltszelle
Figure	Abbildung	Bild mit Alt-Text
Link	Hyperlink	Verknüpfung
Note	Fußnote	Zusatzinformation
TOC	Inhaltsverzeichnis	Navigation
TOCI	TOC-Eintrag	Einzelner Eintrag

Artifacts (dekorative Elemente)

Elemente ohne inhaltlichen Wert werden als Artifact markiert:

• Seitenzahlen
• Kopf- und Fußzeilen
• Dekorative Linien
• Hintergrundbilder
• Wasserzeichen

Artifacts werden von Screen Readern ignoriert.

Prüfung: So testen Sie Ihre PDFs

Automatische Prüftools

Tool	Kosten	Beschreibung
PAC Checker	Kostenlos	Der Goldstandard für PDF/UA-Prüfung
Adobe Acrobat Pro	Kostenpflichtig	Integrierte Barrierefreiheitsprüfung
axesCheck	Kostenpflichtig	Professionelles Prüftool
veraPDF	Kostenlos	Open-Source PDF/A und PDF/UA Prüfung

PAC Checker: Schnellstart

1. PAC herunterladen
2. PDF öffnen
3. „Vollständige Prüfung“ starten
4. Fehlerbericht analysieren
5. Fehler beheben

Manuelle Prüfung (zusätzlich empfohlen)

Automatische Tools erkennen nicht alles. Prüfen Sie zusätzlich:

• Sind Alt-Texte sinnvoll (nicht nur „Bild1“)?
• Ist die Lesereihenfolge logisch (Screen Reader simulieren)?
• Stimmt die Überschriftenhierarchie (Tag-Panel prüfen)?
• Sind Tabellen ohne visuelle Darstellung verständlich?
• Sind Links aussagekräftig (nicht nur „hier klicken“)?

Häufige Fehler und Lösungen

Fehler 1: Keine Tags vorhanden

Problem: Das PDF wurde ohne Tags exportiert.

Lösung:

• Beim PDF-Export „Tagged PDF“ aktivieren
• Nachträglich: Adobe Acrobat → Barrierefreiheit → Automatisch taggen
• Besser: Spezialisiertes Tool für korrektes automatisches Tagging

Fehler 2: Überschriften nur visuell formatiert

Problem: Text ist groß und fett, aber als P getaggt.

Lösung:

• In der Quelle (Word, InDesign) Formatvorlagen verwenden
• Nicht manuell formatieren
• Tags nachträglich korrigieren

Fehler 3: Fehlende Alt-Texte

Problem: Bilder haben keinen Alternativtext.

Lösung:

• In Word/InDesign: Rechtsklick → Alt-Text hinzufügen
• In Acrobat: Tags-Panel → Figure → Eigenschaften
• Dekorative Bilder als Artifact markieren

Fehler 4: Falsche Lesereihenfolge

Problem: Screen Reader liest Text in falscher Reihenfolge.

Lösung:

• Acrobat: Lesereihenfolge-Panel nutzen
• Tags-Panel: Struktur korrigieren (Drag & Drop)
• Besser: Quelldokument anpassen

Fehler 5: Gescanntes PDF ohne OCR

Problem: Dokument ist nur ein Bild.

Lösung:

• Acrobat: Werkzeuge → PDF bearbeiten → Scans optimieren
• OCR aktivieren und Text erkennen
• Anschließend taggen

Fehler 6: Dokumentsprache nicht gesetzt

Problem: Sprache nicht definiert → Screen Reader wählt falsche Aussprache.

Lösung:

• Acrobat: Datei → Eigenschaften → Erweitert → Sprache
• Auf „de-DE“ setzen für deutsche Dokumente

Schritt-für-Schritt: PDF barrierefrei machen

Option A: Von Anfang an richtig (empfohlen)

In Microsoft Word:

1. Formatvorlagen nutzen: Überschrift 1, Überschrift 2, etc. für Gliederung; Standard für Fließtext
2. Bilder mit Alt-Text: Rechtsklick → Alternativtext bearbeiten
3. Echte Listen verwenden: Aufzählung oder Nummerierung aus der Symbolleiste
4. Tabellen korrekt aufbauen: Einfügen → Tabelle; Kopfzeile markieren
5. Barrierefreies PDF exportieren: Datei → Speichern unter → PDF; „Dokumentstruktur für Barrierefreiheit“ aktivieren

Option B: Bestehendes PDF korrigieren

In Adobe Acrobat Pro:

1. Automatisch taggen: Werkzeuge → Barrierefreiheit → Automatisch taggen
2. Tags prüfen und korrigieren: Tags-Panel öffnen; Struktur überprüfen; Tags manuell korrigieren
3. Lesereihenfolge prüfen: Werkzeuge → Barrierefreiheit → Lesereihenfolge; Reihenfolge anpassen
4. Dokumenteigenschaften setzen: Datei → Eigenschaften; Titel und Sprache setzen
5. Prüfung durchführen: Barrierefreiheit prüfen; Fehler beheben

Option C: Automatisiertes Tool

Für größere Dokumentmengen oder regelmäßige Konvertierungen empfiehlt sich ein automatisiertes Tool, das OCR, Tagging und Strukturierung in einem Durchgang erledigt. Unser Service analysiert und korrigiert PDFs automatisch nach PDF/UA-Standard.

FAQ: BFSG PDF-Anforderungen

Müssen auch interne Dokumente barrierefrei sein?

Nach dem BFSG müssen nur Dokumente barrierefrei sein, die Teil einer Verbraucherdienstleistung sind. Rein interne Dokumente (z.B. Mitarbeiter-Protokolle) sind nicht betroffen. Allerdings: Dokumente, die an Kunden gehen (auch B2B), sollten barrierefrei sein. Für öffentliche Auftraggeber gilt zudem das BGG mit eigenen Anforderungen.

Reicht es, PDFs nachträglich zu taggen?

Technisch ja – ein nachträglich getaggtes PDF kann PDF/UA-konform sein. Praktisch ist es aber aufwändiger und fehleranfälliger. Die beste Lösung: Von Anfang an richtig erstellen mit Formatvorlagen in Word/InDesign. Für bestehende Dokumente empfehlen sich automatische Tools, die das Tagging qualitativ hochwertig durchführen.

Was ist mit gescannten Dokumenten?

Gescannte PDFs sind nur Bilder und per Definition nicht barrierefrei. Sie benötigen OCR (Texterkennung), um den Text zu extrahieren, und anschließend muss getaggt werden.

Wie prüfe ich, ob mein PDF konform ist?

Nutzen Sie den kostenlosen PAC Checker (PDF Accessibility Checker). Er prüft nach dem Matterhorn-Protokoll und zeigt alle PDF/UA-Fehler an. Ergänzen Sie die automatische Prüfung durch einen manuellen Test: Sind Alt-Texte sinnvoll? Ist die Lesereihenfolge logisch?

Gilt PDF/UA 1 oder PDF/UA 2?

Aktuell (2025) ist PDF/UA-1 (ISO 14289-1:2014) der verbindliche Standard. PDF/UA-2 ist in Entwicklung, aber noch nicht finalisiert. Ihre PDFs sollten PDF/UA-1 erfüllen – das ist ausreichend für BFSG-Konformität.

Fazit: Barrierefreie PDFs sind machbar

Die BFSG PDF-Anforderungen sind technisch klar definiert:

1. PDF/UA-Standard einhalten
2. Vollständiges Tagging mit korrekter Struktur
3. Alt-Texte für alle informativen Bilder
4. Logische Lesereihenfolge
5. Dokumenteigenschaften setzen

Ihre Optionen

Methode	Aufwand	Kosten	Qualität
Manuelle Nachbearbeitung	Hoch (Stunden pro Dokument)	Personalkosten + Acrobat Pro	Variabel
Von Anfang an richtig	Mittel (nach Schulung)	Schulungskosten	Gut
Automatisches Tool	Minimal (Sekunden pro Dokument)	Niedrig	Konsistent hoch

Nächste Schritte

1. PDF testen – Ist Ihr Dokument konform?
2. PAC Checker installieren – Für regelmäßige Prüfungen
3. Prozesse anpassen – Barrierefreiheit in Workflows integrieren

Weiterführende Ressourcen

• BFSG erklärt: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz
• PDF/UA-Standard verstehen
• PAC Checker Anleitung
• Barrierefreie PDF aus Word erstellen
• Glossar: PDF-Tags