InDesign ist das Werkzeug der Wahl für komplexe Layouts – Magazine, Jahresberichte, Broschüren. Und mit den richtigen Einstellungen erstellt InDesign hervorragende barrierefreie PDFs, die den PDF/UA-Standard erfüllen. Dieser Guide führt Sie durch alle relevanten Funktionen: von der Grundeinrichtung über Export-Tags bis zum fehlerfreien PDF-Export.
InDesign oder Word: Wann was verwenden?
InDesign ist die richtige Wahl für:
- Komplexe Layouts (Magazine, Broschüren, Jahresberichte)
- Präzise typografische Kontrolle
- Wiederkehrende Publikationen mit einheitlichen Vorlagen
- Dokumente, die gedruckt und digital veröffentlicht werden
- Professionelle Design-Teams
Word ist die bessere Wahl für:
- Einfache Dokumente (Verträge, Berichte, Protokolle)
- Schnelle Erstellung ohne Design-Expertise
- Dokumente mit häufigen inhaltlichen Änderungen
InDesign-Versionen und Barrierefreiheits-Features
| Feature | Verfügbar seit |
|---|---|
| Export-Tags für Absatzformate | CS4 |
| Artikel-Panel | CS5.5 |
| Alt-Text in Objektexportoptionen | CS5 |
| Verbesserter Tabellenexport | CC 2019 |
| Vollständig PDF/UA-konformer Export | CC 2020+ |
Für volle Barrierefreiheits-Unterstützung empfehlen wir InDesign CC 2020 oder neuer.
Grundeinrichtung für Barrierefreiheit
Voreinstellungen anpassen
- Öffnen Sie Bearbeiten → Voreinstellungen → Allgemein (Windows) oder InDesign → Einstellungen (Mac)
- Aktivieren Sie unter Barrierefreiheit alle verfügbaren Optionen
Dokumentsprache festlegen
Die Dokumentsprache bestimmt, wie ein Screen Reader den Text ausspricht:
- Öffnen Sie Datei → Dokument einrichten
- Alternativ: Im Absatzformat unter Erweiterte Zeichenformate → Sprache
- Für das gesamte Dokument: Stellen Sie im Standard-Absatzformat die Sprache auf „Deutsch“ ein
Das Ziel im Blick behalten
Ein barrierefreies PDF aus InDesign benötigt:
- Korrekte Tag-Hierarchie (H1, H2, P, Table, etc.)
- Logische Lesereihenfolge
- Alternativtexte für alle informativen Grafiken
- Vollständige Dokumenteigenschaften
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Absatzformate mit Export-Tags verknüpfen
Dies ist der zentrale Schritt für barrierefreie InDesign-Dokumente: Jedes Absatzformat muss mit dem richtigen Export-Tag verknüpft sein.
Export-Tags einrichten
- Öffnen Sie das Absatzformate-Panel: Fenster → Formate → Absatzformate
- Doppelklicken Sie auf ein Format, um es zu bearbeiten
- Wählen Sie in der linken Spalte Tag exportieren
- Unter „PDF“ wählen Sie den passenden Tag
Tag-Zuordnung für typische Formate
| Absatzformat | PDF-Export-Tag |
|---|---|
| Hauptüberschrift / Titel | H1 |
| Kapitelüberschrift | H2 |
| Unterüberschrift | H3 |
| Fließtext / Body Copy | P |
| Bildunterschrift / Caption | P oder Caption |
| Listenpunkt | LI |
| Zitat / Blockquote | BlockQuote |
Automatische Tag-Zuordnung
Standardmäßig verwendet InDesign „Automatisch“ – das bedeutet, der Formatname wird als Tag verwendet. Das ist problematisch, wenn Ihre Formate kreative Namen haben wie „Headline_rot_groß“. Weisen Sie stattdessen explizit die korrekten Tags zu.
Überschriftenhierarchie einhalten
Wie in Word gilt: Überschriften müssen einer logischen Hierarchie folgen. Nach H1 kommt H2, nach H2 kommt H3. Ebenen zu überspringen ist ein Fehler, den der PAC Checker bemängeln wird.
Das Artikel-Panel: Lesereihenfolge definieren
In InDesign bestimmt nicht die Position auf der Seite die Lesereihenfolge, sondern das Artikel-Panel. Dies ist der zweite kritische Schritt für barrierefreie PDFs.
Artikel-Panel öffnen und verwenden
- Öffnen Sie Fenster → Artikel
- Erstellen Sie einen neuen Artikel über das Panel-Menü oder das Plus-Symbol
- Ziehen Sie alle Seitenelemente in den Artikel – in der Reihenfolge, in der sie gelesen werden sollen
- Sortieren Sie die Elemente per Drag-and-Drop
Was gehört in den Artikel?
- Alle Textrahmen mit inhaltlichem Text
- Alle informativen Bilder und Grafiken
- Alle Tabellen
- Inhaltsverzeichnisse und Verweise
Was gehört nicht in den Artikel?
- Seitenzahlen (werden als Artifact behandelt)
- Wiederkehrende Kopf- und Fußzeilen
- Rein dekorative Elemente
Artikel über mehrere Seiten
Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie entweder einen einzigen Artikel für das gesamte Dokument erstellen oder pro Kapitel einen separaten Artikel. Wichtig ist, dass die Reihenfolge innerhalb jedes Artikels stimmt und alle Artikel zusammen die korrekte Gesamtreihenfolge ergeben.
alt-texte“>Alternativtexte für Bilder
Jedes informative Bild benötigt einen Alternativtext, der den Bildinhalt beschreibt.
Alt-Text hinzufügen
- Wählen Sie das Bild oder den Grafikrahmen aus
- Öffnen Sie Objekt → Objektexportoptionen
- Wechseln Sie zum Reiter Alt-Text
- Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ als Quelle
- Geben Sie den beschreibenden Text ein
Richtlinien für gute Alt-Texte
- Beschreiben Sie, was auf dem Bild zu sehen ist und welche Information es transportiert
- Halten Sie sich kurz: 50-125 Zeichen sind ideal
- Verzichten Sie auf „Bild von…“ – Screen Reader kündigen Grafiken ohnehin an
- Bei Diagrammen: Die Kernaussage und wichtigste Datenpunkte nennen
Dekorative Bilder als Artifact markieren
Bilder ohne inhaltliche Funktion (Schmucklinien, Hintergründe) sollten vom Screen Reader ignoriert werden:
- Bild auswählen
- Objekt → Objektexportoptionen
- Reiter Tagged PDF
- Option Artifact aktivieren
Tabellen barrierefrei gestalten
Tabelle mit Kopfzeile erstellen
- Erstellen Sie die Tabelle über Tabelle → Tabelle einfügen
- Öffnen Sie Tabelle → Tabellenoptionen → Tabelle einrichten
- Setzen Sie unter „Kopf- und Fußzeilen“ die Anzahl der Kopfzeilen auf mindestens 1
Tabellenformat mit korrekten Tags
Erstellen Sie ein Tabellenformat mit den richtigen Export-Tags:
- Tabellen-Tag: Table
- Zeilen-Tag: TR
- Kopfzellen-Tag: TH
- Datenzellen-Tag: TD
Komplexe Tabellen vermeiden
Folgende Tabellenstrukturen sind problematisch für die Barrierefreiheit:
- Verbundene Zellen (Colspan/Rowspan)
- Verschachtelte Tabellen
- Unregelmäßige Strukturen
Falls unvermeidbar: Prüfen Sie das Ergebnis sorgfältig mit dem PAC Checker und korrigieren Sie gegebenenfalls manuell in Acrobat Pro.
Inhaltsverzeichnis und Lesezeichen
Inhaltsverzeichnis generieren
- Öffnen Sie Layout → Inhaltsverzeichnis
- Wählen Sie die Absatzformate aus, die im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen (typischerweise H1, H2, H3)
- Weisen Sie jedem Format einen Stil für die Darstellung im Inhaltsverzeichnis zu
- Klicken Sie auf OK und platzieren Sie das Inhaltsverzeichnis
Lesezeichen automatisch erstellen
Beim PDF-Export können Lesezeichen automatisch aus dem Inhaltsverzeichnis generiert werden:
- Datei → Exportieren → Adobe PDF (Interaktiv)
- Aktivieren Sie im Tab „Allgemein“ die Option Lesezeichen erstellen
Lesezeichen manuell hinzufügen
- Öffnen Sie Fenster → Interaktiv → Lesezeichen
- Wählen Sie den Text aus, auf den das Lesezeichen verweisen soll
- Klicken Sie auf „Neues Lesezeichen“ im Panel
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen
Der PDF-Export
Export-Varianten
Adobe PDF (Interaktiv):
- Optimiert für die Bildschirmdarstellung
- Hyperlinks bleiben aktiv
- Kleinere Dateigröße
- Empfohlen für digitale Dokumente
Adobe PDF (Druck):
- Optimiert für den Druck
- Vollständiges Farbmanagement
- Größere Dateigröße
Für barrierefreie PDFs funktionieren beide Varianten. Der interaktive Export ist für rein digitale Dokumente meist die bessere Wahl.
Export-Einstellungen für Barrierefreiheit
Datei → Exportieren → Adobe PDF (Interaktiv)
Im Tab „Allgemein“ aktivieren Sie:
- Tagged PDF erstellen
- Struktur für Neuanordnung verwenden
- Lesezeichen erstellen
- Hyperlinks einschließen
Im Tab „Erweitert“ setzen Sie:
- Sprache: Deutsch (de_DE)
Export-Preset speichern
Speichern Sie Ihre Einstellungen als Vorgabe, um sie wiederverwenden zu können:
- Öffnen Sie den Export-Dialog und setzen Sie alle Optionen
- Klicken Sie auf Vorgabe speichern
- Vergeben Sie einen Namen wie „PDF-UA barrierefrei“
Export validieren
Nach dem Export prüfen Sie das Ergebnis:
- Öffnen Sie das PDF in Adobe Reader
- Unter Datei → Eigenschaften → Erweitert sollte „Tagged PDF: Ja“ und die korrekte Sprache angezeigt werden
- Prüfen Sie das PDF mit dem PAC Checker
Häufige InDesign-Probleme und Lösungen
Verankerte Objekte in falscher Reihenfolge
Symptom: Bilder erscheinen im PDF an falscher Stelle
Lösung: Objekte im Artikel-Panel in die korrekte Reihenfolge bringen. Alternativ in den Objektexportoptionen einen benutzerdefinierten Anker setzen.
Textrahmen werden einzeln getaggt
Symptom: Jeder Textrahmen wird als separates Element getaggt statt als zusammenhängender Text
Lösung: Textrahmen miteinander verketten oder im Artikel-Panel in der korrekten Reihenfolge sortieren.
Leerer H1-Tag
Symptom: PAC meldet „Empty H1“
Lösung: Prüfen Sie, ob ein leerer Absatz mit dem H1-Format existiert. Entfernen Sie den leeren Absatz oder ändern Sie das Format.
Tabelle ohne Header-Tags
Symptom: PAC meldet Tabellenfehler
Lösung: Öffnen Sie Tabelle → Tabellenoptionen und setzen Sie die Anzahl der Kopfzeilen auf mindestens 1. Stellen Sie sicher, dass das Tabellenformat die korrekten Tags verwendet.
Fehlende Alternativtexte
Symptom: PAC meldet „Figure without alternative text“
Lösung: Öffnen Sie die Objektexportoptionen für das betroffene Bild und fügen Sie einen Alt-Text hinzu. Falls das Bild rein dekorativ ist, markieren Sie es als Artifact.
Falsche Dokumentsprache
Symptom: Screen Reader spricht den Text falsch aus
Lösung: Setzen Sie die Sprache im Export-Dialog unter „Erweitert“. Prüfen Sie auch die Spracheinstellung in den Absatzformaten.
Häufige Fragen
Kann ich PDF/A und PDF/UA kombinieren?
Ja. Wählen Sie beim Export über Adobe PDF (Druck) einen PDF/A-Standard und aktivieren Sie gleichzeitig alle Barrierefreiheits-Optionen. Das resultierende PDF kann beide Standards erfüllen.
Was mache ich mit Musterseiten-Elementen?
Wiederkehrende Elemente auf Musterseiten (Kopfzeilen, Seitenzahlen, Logos) sollten als Artifacts behandelt werden:
- Wechseln Sie zur Musterseite
- Wählen Sie das Element aus
- Öffnen Sie die Objektexportoptionen
- Setzen Sie im Reiter „Tagged PDF“ die Option auf „Artifact“
Funktioniert Text auf Pfaden?
Text auf Pfaden kann problematisch sein. Der Export funktioniert grundsätzlich, aber prüfen Sie das Ergebnis im PAC Checker. Falls Probleme auftreten, können Sie alternativ einen Alt-Text für die gesamte Gruppe setzen oder das Element als Bild mit Alt-Text behandeln.
Wie gehe ich mit Fußnoten um?
InDesign-Fußnoten werden automatisch als Note-Tags exportiert. Stellen Sie sicher, dass das Fußnotenformat einen korrekten Export-Tag hat und dass die Fußnoten im Artikel-Panel enthalten sind.
Zusammenfassung und Workflow
Der InDesign-Workflow für barrierefreie PDFs
1. Vorbereitung
- Absatzformate mit Export-Tags erstellen
- Dokumentsprache festlegen
- Musterseiten-Elemente als Artifacts definieren
2. Gestaltung
- Formatvorlagen konsequent anwenden
- Bilder mit Alternativtexten versehen
- Tabellen mit Kopfzeilen erstellen
3. Strukturierung
- Artikel-Panel öffnen
- Alle Elemente in Artikel ziehen
- Reihenfolge korrekt sortieren
4. Export
- Tagged PDF aktivieren
- Lesezeichen erstellen
- Sprache setzen
5. Prüfung
- PAC Checker ausführen
- Manuelle Stichprobe mit Screen Reader
Checkliste vor dem Export
- Alle Absatzformate haben korrekte Export-Tags
- Alle informativen Bilder haben Alternativtexte
- Dekorative Bilder sind als Artifacts markiert
- Tabellen haben definierte Kopfzeilen
- Alle Inhalte sind im Artikel-Panel erfasst
- Die Reihenfolge im Artikel-Panel ist korrekt
- Die Dokumentsprache ist gesetzt
- Musterseiten-Elemente sind als Artifacts markiert
Wenn der Export nicht perfekt ist
InDesign-Exporte sind nicht immer fehlerfrei. Falls Sie Strukturfehler im PAC Checker finden, können Sie diese in Adobe Acrobat Pro manuell korrigieren oder unser automatisches Tool zur PDF-Optimierung nutzen.
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