Barrierefreie PDFs sind ab Juni 2025 keine Option mehr, sondern Pflicht. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) macht digitale Barrierefreiheit zur Anforderung für Unternehmen. Doch abseits der gesetzlichen Pflicht gibt es handfeste Gründe, PDFs zugänglich zu gestalten: Über 10 Millionen Menschen in Deutschland haben eine Behinderung – und viele von ihnen können schlecht strukturierte Dokumente nicht nutzen. Dieser Guide erklärt die technischen Grundlagen, zeigt die Erstellung aus verschiedenen Programmen und hilft Ihnen, typische Fehler zu vermeiden.
Was ist ein barrierefreies PDF?
Ein barrierefreies PDF – oft auch als „Accessible PDF“ oder „Tagged PDF“ bezeichnet – ist ein Dokument, das für alle Menschen zugänglich ist, unabhängig von körperlichen, sensorischen oder kognitiven Einschränkungen.
Die Definition nach ISO 14289 (PDF/UA)
Der internationale Standard PDF/UA (ISO 14289) definiert: Ein barrierefreies PDF muss so strukturiert sein, dass assistive Technologien wie Screen Reader den Inhalt korrekt interpretieren und wiedergeben können.
Was das in der Praxis bedeutet
| Für sehende Nutzer | Für blinde oder sehbehinderte Nutzer |
|---|---|
| Überschriften erscheinen groß und fett | Screen Reader sagt „Überschrift Ebene 2“ |
| Bilder werden visuell erkannt | Screen Reader liest den Alternativtext vor |
| Tabellen sind durch Spalten verständlich | TH-Tags liefern den Kontext für jede Zelle |
| Navigation erfolgt durch Scrollen | Navigation erfolgt über die Tag-Struktur |
Die drei Säulen barrierefreier PDFs
- Technische Struktur: Tags, Lesereihenfolge, Metadaten
- Inhaltliche Qualität: Alternativtexte, verständliche Sprache, ausreichende Kontraste
- Interaktivität: Zugängliche Formulare, beschreibende Links, Navigationsstruktur
Warum barrierefreie PDFs wichtig sind
Gesetzliche Pflicht ab Juni 2025
Mit dem BFSG werden barrierefreie digitale Dokumente zur Pflicht:
- E-Commerce-Anbieter müssen Rechnungen, Verträge und Produktinformationen barrierefrei gestalten
- Banken und Versicherungen müssen die gesamte Kundenkommunikation barrierefrei machen
- Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 100.000 Euro
Reichweite und Zielgruppen
- 10 Millionen Menschen mit Behinderung leben in Deutschland
- Etwa 20 Prozent der Bevölkerung profitieren in irgendeiner Form von Barrierefreiheit
- Ältere Menschen sind die am schnellsten wachsende Zielgruppe
- Situationsbedingte Einschränkungen (grelles Licht, laute Umgebung) betreffen jeden
Vorteile für SEO und Auffindbarkeit
Barrierefreie PDFs sind auch für Suchmaschinen besser lesbar:
- Strukturierter Text ermöglicht bessere Indexierung
- Alternativtexte liefern zusätzliche Keywords
- Klare Überschriftenhierarchie verbessert das Ranking
Qualität und Professionalität
Ein barrierefreies PDF ist immer auch ein qualitativ hochwertiges PDF: einheitliche Struktur, konsistente Formatierung, professionelles Erscheinungsbild.
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Die technischen Grundlagen
Tags: Die semantische Struktur
PDF-Tags funktionieren ähnlich wie HTML-Tags – sie definieren, was ein Element inhaltlich ist:
Document
├── H1 → "Jahresbericht 2024"
├── P → "Einleitender Absatz..."
├── H2 → "Finanzergebnisse"
├── Table
│ ├── TR → TH + TH + TH (Kopfzeile)
│ └── TR → TD + TD + TD (Datenzeile)
├── Figure → [Alt: "Umsatzentwicklung zeigt 15% Wachstum"]
└── P → "Zusammenfassung..."Lesereihenfolge
Die Lesereihenfolge definiert, in welcher Reihenfolge ein Screen Reader die Inhalte vorliest. Besonders kritisch bei:
- Mehrspaltigen Layouts
- Textboxen und eingebetteten Grafiken
- Kopf- und Fußzeilen
Alternativtexte für Bilder
Jedes informative Bild benötigt einen Alternativtext:
| Bildtyp | Empfehlung für den Alt-Text |
|---|---|
| Informatives Foto | Beschreibung des relevanten Inhalts |
| Diagramm oder Chart | Kernaussage plus wichtigste Datenpunkte |
| Rein dekoratives Bild | Als Artifact markieren (kein Alt-Text) |
| Firmenlogo | Firmenname |
| Funktionales Icon | Funktion beschreiben (z.B. „Suchen“) |
Dokumenteigenschaften
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Wird in der Titelleiste des PDF-Viewers angezeigt |
| Sprache | Bestimmt die korrekte Aussprache durch Screen Reader |
| Lesezeichen | Ermöglichen Navigation in längeren Dokumenten |
| Titelzeilenanzeige | „Dokumenttitel“ statt Dateiname anzeigen |
Kontrast und Farben
- Mindestkontrast von 4,5:1 für normalen Text
- Mindestkontrast von 3:1 für großen Text und grafische Elemente
- Informationen niemals ausschließlich durch Farbe vermitteln
Barrierefreies PDF aus Word erstellen
Microsoft Word ist das am häufigsten genutzte Programm für Dokumente. Die Erstellung barrierefreier PDFs beginnt hier.
Das Grundprinzip: Formatvorlagen verwenden
Die wichtigste Regel für barrierefreie Word-Dokumente: Nutzen Sie konsequent Formatvorlagen statt manueller Formatierung.
| Statt… | Verwenden Sie… |
|---|---|
| Text manuell groß und fett formatieren | Formatvorlage „Überschrift 1“ oder „Überschrift 2“ |
| Leerzeilen für Abstände | Absatzformate mit definierten Abständen |
| Leerzeichen für Einzüge | Absatzeinzüge in der Formatvorlage |
| Manuelle Nummerierung | Word-Listenfunktion |
Word exportiert Formatvorlagen automatisch als korrekte PDF-Tags.
Bilder mit Alternativtext versehen
- Bild einfügen
- Rechtsklick → Alternativtext bearbeiten
- Beschreibenden Text eingeben
- Für dekorative Bilder: „Als dekorativ markieren“ aktivieren
Tabellen korrekt aufbauen
- Tabelle über Einfügen → Tabelle erstellen (keine gezeichneten Tabellen)
- Erste Zeile als Kopfzeile kennzeichnen: Tabellentools → Entwurf → Überschriftenzeile aktivieren
- Bei mehrseitigen Tabellen: Tabelleneigenschaften → „Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen“
Barrierefreiheitsprüfung in Word
- Öffnen Sie Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen
- Beheben Sie alle gemeldeten Fehler und Warnungen
- Prüfen Sie erneut, bis keine Fehler mehr angezeigt werden
PDF-Export mit korrekten Einstellungen
- Datei → Speichern unter → PDF wählen
- Optionen klicken
- Aktivieren Sie:
- „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“
- „Dokumenteigenschaften“
- „Lesezeichen erstellen“
Eine ausführliche Anleitung mit allen Details finden Sie unter Barrierefreie PDF aus Word erstellen.
Barrierefreies PDF aus InDesign
Adobe InDesign bietet die umfangreichste Kontrolle über barrierefreie PDFs, erfordert aber mehr Einarbeitung als Word.
Absatzformate mit Export-Tags verknüpfen
- Öffnen Sie Fenster → Formate → Absatzformate
- Doppelklicken Sie auf ein Format
- Unter „Tag exportieren“ wählen Sie den passenden Tag (H1, H2, P, etc.)
| Absatzformat | Export-Tag |
|---|---|
| Headline | H1 |
| Subhead | H2 |
| Body Copy | P |
| Caption | P oder Figure (mit zugehörigem Bild) |
| Bullet List | LI |
Artikel-Panel für die Lesereihenfolge
- Öffnen Sie Fenster → Artikel
- Erstellen Sie einen neuen Artikel
- Ziehen Sie alle Elemente in der korrekten Lesereihenfolge in den Artikel
Alternativtexte vergeben
- Bild auswählen
- Objekt → Objektexportoptionen
- Im Reiter „Alt-Text“ die Option „Benutzerdefiniert“ wählen
- Beschreibung eingeben
Export-Einstellungen
- Datei → Exportieren → Adobe PDF (Interaktiv) oder Adobe PDF (Druck)
- Aktivieren Sie:
- „Tagged PDF erstellen“
- „Strukturelemente verwenden“
- „Lesezeichen erstellen“
- „Hyperlinks beibehalten“
Details und Profi-Tipps finden Sie in unserer InDesign-Anleitung.
Barrierefreies PDF aus PowerPoint
Präsentationen werden häufig als PDF weitergegeben. Auch sie müssen barrierefrei sein.
Vorbereitung in PowerPoint
Lesereihenfolge prüfen:
- Start → Anordnen → Auswahlbereich
- Die Elemente werden von unten nach oben gelesen – diese Reihenfolge anpassen
Alternativtexte für Bilder:
- Rechtsklick auf das Bild → Alternativtext bearbeiten
Folienmaster nutzen:
- Einheitliche Struktur gewährleisten
- Platzhalter für konsistentes Tagging verwenden
Export
- Datei → Speichern unter → PDF
- In den Optionen aktivieren:
- „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“
- „Dokumenteigenschaften“
Typische Nacharbeiten
PowerPoint-PDFs erfordern häufig manuelle Korrekturen:
- Überschriften korrekt taggen
- Lesereihenfolge anpassen
- Foliennummern als Artifact markieren
Bestehendes PDF nachträglich barrierefrei machen
Was tun mit PDFs, die bereits existieren und nicht barrierefrei sind?
Option 1: Zurück zur Quelldatei
Der beste Weg, wenn möglich:
- Originaldatei (Word, InDesign) öffnen
- Formatvorlagen überarbeiten
- Alternativtexte hinzufügen
- Neu als barrierefreies PDF exportieren
Option 2: Manuelle Bearbeitung in Adobe Acrobat Pro
Wenn keine Quelldatei vorhanden ist:
- Werkzeuge → Barrierefreiheit → Tags automatisch hinzufügen (als Ausgangspunkt)
- Lesereihenfolge prüfen und korrigieren
- Tags-Panel öffnen und Struktur manuell korrigieren
- Barrierefreiheit prüfen und alle Fehler beheben
Der Zeitaufwand liegt je nach Dokumentkomplexität zwischen 30 Minuten und mehreren Stunden.
Option 3: Automatische Konvertierung
Für größere Mengen an PDFs oder ohne Acrobat-Kenntnisse bieten automatische Tools eine Alternative. Unser PDF-Konverter analysiert die Struktur, erstellt korrekte Tags, generiert Alt-Text-Vorschläge und liefert ein PDF/UA-konformes Ergebnis.
Option 4: Professionelle Remediation
Für komplexe oder kritische Dokumente kann die Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters sinnvoll sein. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 50 und 200 Euro pro Dokument.
Mehr Details finden Sie unter PDF nachträglich barrierefrei machen.
Prüfung: Ist mein PDF barrierefrei?
Automatische Prüfung mit dem PAC Checker
Der PAC Checker ist der Goldstandard für die PDF/UA-Prüfung und kostenlos verfügbar:
- PAC herunterladen
- PDF öffnen
- „Vollständige Prüfung“ starten
- Ergebnisse analysieren: Grün bedeutet OK, Warnungen sollten geprüft werden, Fehler müssen behoben werden
Prüfung in Adobe Acrobat Pro
- Werkzeuge → Barrierefreiheit → Vollständige Prüfung
- Fehlerbericht analysieren und Probleme beheben
Weitere Prüftools
| Tool | Kosten | Fokus |
|---|---|---|
| veraPDF | Kostenlos | PDF/A und PDF/UA |
| axesCheck | Kostenpflichtig | Umfassende Prüfung |
| CommonLook | Kostenpflichtig | Enterprise-Lösungen |
Manuelle Prüfung
Automatische Tools erkennen nicht alles. Prüfen Sie zusätzlich:
- Sind die Alternativtexte inhaltlich sinnvoll (nicht nur „Bild1“)?
- Ist die Lesereihenfolge logisch?
- Sind Links aussagekräftig beschriftet (nicht „hier klicken“)?
- Sind Tabellen auch ohne visuelle Darstellung verständlich?
- Sind die Kontraste ausreichend, insbesondere bei Grafiken?
Screen-Reader-Test
Der ultimative Test: Hören Sie sich Ihr Dokument mit einem Screen Reader an. Kostenlose Optionen sind NVDA für Windows oder VoiceOver auf dem Mac.
Die häufigsten Fehler vermeiden
Keine Formatvorlagen verwenden
Problem: Text wird manuell groß und fett formatiert statt mit Überschriften-Formatvorlagen.
Lösung: Konsequent Formatvorlagen wie „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ etc. verwenden.
Fehlende oder nichtssagende Alternativtexte
Problem: Alt-Texte wie „Bild“, „IMG_20240115.jpg“ oder gar keine Alternativtexte.
Lösung: Beschreibende Texte verwenden („Geschäftsführerin Maria Schmidt bei der Preisverleihung“). Dekorative Bilder als Artifact markieren.
Tabellen für Layouts verwenden
Problem: Tabellen werden genutzt, um Text nebeneinander zu platzieren.
Lösung: Tabellen nur für tabellarische Daten verwenden. Für Layouts Spalten oder andere Mittel nutzen.
Nicht-beschreibende Linktexte
Problem: „Klicken Sie hier für mehr Informationen“
Lösung: „Mehr Informationen zur BFSG-Umsetzung lesen“
Gescannte Dokumente ohne OCR
Problem: Ein Dokument wird gescannt und als PDF gespeichert – es enthält nur ein Bild, keinen Text.
Lösung: OCR (Texterkennung) durchführen und anschließend taggen.
Farbe als einzige Information
Problem: „Rote Felder sind Pflichtfelder“ ohne weitere Kennzeichnung.
Lösung: „Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet und rot umrandet“
Keine Dokumentsprache festgelegt
Problem: Die Sprache ist nicht eingestellt – der Screen Reader rät und spricht möglicherweise falsch aus.
Lösung: In den Dokumenteigenschaften die Sprache auf „de-DE“ setzen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, ein barrierefreies PDF zu erstellen?
Das hängt vom Workflow ab. Wenn Sie von Anfang an richtig arbeiten (Formatvorlagen, Alternativtexte), kostet es nur etwa 5-10 Prozent mehr Zeit. Nachträgliche manuelle Bearbeitung in Acrobat dauert 30 Minuten bis mehrere Stunden pro Dokument. Automatische Tools schaffen es in Sekunden.
Welche Software brauche ich?
Für die Erstellung genügen Word, InDesign oder andere Textverarbeitungen – Barrierefreiheit beginnt im Quelldokument. Für die Prüfung empfehlen wir den kostenlosen PAC Checker. Für umfangreiche manuelle Korrekturen ist Adobe Acrobat Pro erforderlich. Alternativ können Sie unser automatisches Tool nutzen.
Müssen alle Bilder einen Alternativtext haben?
Informative Bilder benötigen immer einen beschreibenden Alternativtext. Dekorative Bilder (Rahmen, Schmuckelemente) werden als Artifact markiert und vom Screen Reader ignoriert. Logos erhalten den Firmennamen als Alt-Text. Bei komplexen Grafiken sollte zusätzlich eine ausführliche Beschreibung im Fließtext stehen.
Was ist der Unterschied zwischen PDF/A und PDF/UA?
PDF/A ist für die Langzeitarchivierung optimiert – alle Ressourcen sind eingebettet, externe Verweise sind nicht erlaubt. PDF/UA ist für Barrierefreiheit optimiert – der Fokus liegt auf Struktur, Tags und Zugänglichkeit. Ein Dokument kann beide Standards erfüllen (insbesondere PDF/A-1a und PDF/A-2a erfordern bereits Tags).
Kann ich ein gescanntes PDF barrierefrei machen?
Ja, aber es erfordert zunächst eine OCR-Texterkennung. Der gescannte Text muss in echten, durchsuchbaren Text umgewandelt werden. Anschließend muss das Dokument getaggt werden.
Zusammenfassung
Die Grundprinzipien
- Formatvorlagen verwenden – in Word, InDesign, PowerPoint
- Alternativtexte vergeben – bei jedem informativen Bild
- Richtig exportieren – mit aktivierten Strukturtags
- Prüfen – mit PAC Checker oder vergleichbaren Tools
Für bestehende PDFs
- Zurück zur Quelldatei, wenn möglich
- Manuelle Bearbeitung in Acrobat Pro
- Automatische Konvertierung für größere Mengen
Die Investition lohnt sich
| Aufwand | Nutzen |
|---|---|
| 5-10% mehr Zeit bei der Erstellung | Rechtssicherheit nach BFSG |
| Minimale Tool-Kosten | 20% mehr potenzielle Reichweite |
| Einmalige Einarbeitung | Bessere Auffindbarkeit in Suchmaschinen |
| Professionelles Erscheinungsbild |
Nächste Schritte
- Prüfen Sie Ihre bestehenden PDFs – wie steht es um deren Barrierefreiheit?
- Optimieren Sie Ihre Dokumentvorlagen – einmal richtig eingerichtet, profitieren alle zukünftigen Dokumente
- Schulen Sie Ihr Team – Barrierefreiheit als Standard etablieren
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