Warum sind PDFs nicht barrierefrei? Probleme & Lösungen

Das Grundproblem: Warum PDF nicht barrierefrei ist

Sie haben ein PDF erstellt, exportiert und verschickt – fertig. Oder? Für die meisten Menschen funktioniert das problemlos. Doch für die über 10 Millionen Menschen mit Behinderung in Deutschland beginnt hier oft ein Albtraum: Das PDF lässt sich nicht vorlesen, die Navigation ist unmöglich, und der Inhalt bleibt unzugänglich.

Die Frage „Warum sind PDFs nicht barrierefrei?“ hat eine einfache Antwort: PDFs wurden ursprünglich als digitales Papier konzipiert – nicht als barrierefreies Format. Sie sollten aussehen wie gedruckte Dokumente und sich genauso verhalten. Barrierefreiheit war bei der Entwicklung in den 1990er Jahren schlicht kein Thema.

Das Ergebnis: Millionen von PDFs im Internet sind für Screenreader-Nutzer, Menschen mit Sehbehinderungen oder kognitiven Einschränkungen faktisch unbrauchbar. Und das, obwohl das BFSG ab Juni 2025 barrierefreie Dokumente für viele Unternehmen verpflichtend macht.

Die 6 häufigsten Barrierefreiheits-Probleme in PDFs

Bevor Sie ein PDF barrierefrei machen können, müssen Sie verstehen, was genau es nicht barrierefrei macht. Hier sind die sechs häufigsten Probleme, die wir täglich in tausenden Dokumenten finden:

1. Fehlende oder falsche Tags

Tags sind das Rückgrat jedes barrierefreien PDFs. Sie definieren, was eine Überschrift ist, was ein Absatz, was eine Liste. Ohne Tags sieht ein Screenreader nur einen zusammenhangslosen Textstrom – wie ein Buch ohne Kapiteleinteilung, Absätze oder Struktur.

Das Problem: Die meisten PDF-Erstellungsprogramme erzeugen entweder gar keine Tags oder nur unvollständige. Ein Word-Dokument mit sauberen Formatvorlagen kann beim PDF-Export trotzdem falsch getaggt werden. Das Ergebnis: Der Screenreader liest eine Tabelle als Fließtext vor, Überschriften werden nicht als solche erkannt, und die Navigation wird zur Qual.

Mehr über die korrekte Tagging-Struktur erfahren Sie in unserem PDF/UA Standard Guide.

2. Keine logische Lesereihenfolge

Stellen Sie sich ein mehrspaltig gesetztes Dokument vor: Links eine Spalte, rechts eine Spalte, dazu Bilder und Infoboxen. Für sehende Menschen ist klar, in welcher Reihenfolge der Inhalt gelesen werden soll. Für einen Screenreader nicht.

Das Problem: PDFs speichern Inhalte oft in der Reihenfolge, in der sie erstellt wurden – nicht in der logischen Lesereihenfolge. Ein Screenreader springt dann wild zwischen Spalten hin und her, liest die Bildunterschrift vor dem Bild, den Fußnotentext mitten im Absatz. Der Inhalt wird unverständlich.

Die Lösung ist eine korrekt definierte Lesereihenfolge im Tag-Baum des PDFs – ein Schritt, den die meisten Erstellungsprogramme schlicht ignorieren.

3. Bilder ohne Alternativtexte

Jedes Bild in einem Dokument transportiert Information. Ein Diagramm zeigt Trends, ein Foto illustriert einen Prozess, ein Logo vermittelt Markenidentität. Für blinde Nutzer existiert diese Information nicht – es sei denn, es gibt einen Alternativtext (Alt-Text).

Das Problem: In über 80% der PDFs, die wir analysieren, fehlen Alt-Texte komplett. In weiteren 15% sind sie vorhanden, aber nichtssagend („Bild“ oder „Logo“). Nur etwa 5% haben tatsächlich informative Alt-Texte, die den Bildinhalt vermitteln.

Besonders kritisch: Infografiken und Diagramme. Ein Balkendiagramm mit Umsatzzahlen muss im Alt-Text die wesentlichen Daten enthalten, nicht nur „Diagramm der Umsatzentwicklung“. Das erfordert Aufwand – den die meisten Dokumentersteller nicht investieren.

4. Gescannte Dokumente ohne OCR

Hier liegt eines der größten Probleme: Gescannte PDFs sind für Screenreader komplett unsichtbar. Was Sie als Dokument wahrnehmen, ist technisch gesehen nur ein Bild. Der gesamte Text ist nicht als Text vorhanden, sondern als Pixel – unlesbar für jede assistive Technologie.

Das Problem: Viele Organisationen scannen Dokumente und speichern sie als PDF. Verträge, Formulare, Altdokumente – alles liegt als Bilddatei vor. Ohne OCR-Texterkennung sind diese Dokumente für Menschen mit Behinderung vollständig unzugänglich. Sie können nicht durchsucht, nicht kopiert und vor allem nicht vorgelesen werden.

Die Lösung: Eine OCR-Konvertierung mit anschließender Strukturierung. Unser automatisches Konvertierungstool erledigt beides in einem Schritt.

5. Schlechter Kontrast und zu kleine Schriften

Barrierefreiheit betrifft nicht nur blinde Nutzer. Menschen mit Sehbehinderungen, Farbenblindheit oder altersbedingten Einschränkungen haben andere Anforderungen: ausreichend Kontrast zwischen Text und Hintergrund, lesbare Schriftgrößen, keine Information nur durch Farbe.

Das Problem: Designer lieben dezente Farben und filigrane Typografie. Das Ergebnis: hellgraue Schrift auf weißem Grund, 8-Punkt-Fußnoten, rote Zahlen für Verluste ohne zusätzliche Kennzeichnung. Für Menschen mit Sehbehinderung wird das Dokument dadurch schwer bis unmöglich lesbar.

Die WCAG 2.1 Richtlinien fordern ein Kontrastverhältnis von mindestens 4,5:1 für normalen Text. Viele PDFs erreichen nicht einmal 3:1.

6. Unzugängliche Formulare

PDF-Formulare sind allgegenwärtig: Anträge, Bestellungen, Registrierungen. Doch für Tastaturnutzer und Screenreader sind sie oft unbenutzbar.

Das Problem: Formularfelder haben keine Beschriftungen (Labels), die Tabulator-Reihenfolge stimmt nicht, Pflichtfelder sind nicht als solche gekennzeichnet, Fehlermeldungen werden nicht zugänglich kommuniziert. Das Ergebnis: Menschen mit Behinderung können wichtige Formulare nicht ausfüllen – ein klarer Verstoß gegen das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz.

Wie entstehen nicht-barrierefreie PDFs?

Die Ursache für nicht-barrierefreie PDFs liegt selten bei böser Absicht. Sie liegt im Entstehungsprozess selbst. Jedes Ausgangsprogramm bringt eigene Probleme mit:

Microsoft Word: Fehlkonfigurierter Export

Word kann grundsätzlich barrierefreie PDFs erstellen – wenn Sie alles richtig machen. Das Problem: Die wenigsten tun das.

Typische Fehler:

• Formatvorlagen werden ignoriert (manuelle Formatierung statt „Überschrift 1“)
• Bilder werden ohne Alt-Text eingefügt
• Tabellen werden für Layouts missbraucht
• Der PDF-Export erfolgt über „Drucken“ statt „Speichern als PDF“
• Die Option „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit“ ist deaktiviert

Unsere Anleitung für barrierefreie PDFs aus Word zeigt alle Einstellungen im Detail.

Adobe InDesign: Komplexität vs. Barrierefreiheit

InDesign ist das Profi-Werkzeug für Layouts. Und genau das macht Barrierefreiheit schwierig: Je komplexer das Layout, desto mehr kann schief gehen.

Typische Fehler:

• Artikel werden nicht in der korrekten Lesereihenfolge verknüpft
• Verankerung von Bildern fehlt
• Tabellenstruktur geht beim Export verloren
• Ebenen-Struktur entspricht nicht der Lesereihenfolge
• Interaktive Elemente sind nicht zugänglich

Details finden Sie in unserem InDesign-Guide für barrierefreie PDFs.

Scanner: Das unsichtbare Dokument

Jedes gescannte Dokument ist per Definition nicht barrierefrei. Es besteht nur aus Bilddaten. Selbst mit aktivierter OCR entstehen Probleme:

Typische Fehler:

• OCR-Erkennung hat Fehler (besonders bei schlechter Scanqualität)
• Keine Strukturerkennung (alles wird als Fließtext erkannt)
• Tabellen werden nicht als Tabellen erkannt
• Überschriften werden nicht identifiziert
• Bilder erhalten keine Alt-Texte

Web-to-PDF und andere Konverter

Browser-Druckfunktionen und Online-Konverter produzieren fast ausnahmslos nicht-barrierefreie PDFs. Die Struktur der Webseite geht verloren, Navigation wird mitgedruckt, Links funktionieren nicht mehr.

Das Problem ist systematisch – die Lösung muss es auch sein

Wenn Sie die obige Liste betrachten, wird klar: Manuell ein PDF barrierefrei zu machen erfordert Expertenwissen, spezielle Software und viel Zeit. Die manuelle Nachbearbeitung eines mittelkomplexen Dokuments kann Stunden bis Tage dauern.

Für Unternehmen mit hunderten oder tausenden PDFs ist das keine Option. Die einzig praktikable Lösung ist automatische Konvertierung.

Was automatische Konvertierung leistet

Moderne KI-gestützte Systeme können:

• Struktur erkennen: Überschriften, Absätze, Listen automatisch identifizieren und taggen
• Lesereihenfolge definieren: Logische Reihenfolge auch bei komplexen Layouts
• Alt-Texte generieren: KI-basierte Bildbeschreibungen für alle Grafiken
• OCR durchführen: Gescannte Dokumente in echten Text umwandeln
• PDF/UA-Konformität sicherstellen: Automatische Prüfung gegen den internationalen Standard

Mit unserem automatischen Konvertierungstool werden PDFs in Minuten barrierefrei – statt in Stunden oder Tagen.

Problem-Lösungs-Tabelle: So wird Ihr PDF barrierefrei

So prüfen Sie, ob Ihr PDF barrierefrei ist

Bevor Sie ein PDF veröffentlichen, sollten Sie dessen Barrierefreiheit prüfen. Es gibt verschiedene Methoden:

Automatische Prüftools

Der PAC Checker (PDF Accessibility Checker) ist das Standardwerkzeug für PDF/UA-Prüfungen. Er testet gegen das Matterhorn-Protokoll und zeigt alle Fehler übersichtlich an.

Unser kostenloser Online-Checker bietet eine schnelle Erstanalyse direkt im Browser – ohne Installation.

Manuelle Prüfung

Automatische Tools finden nicht alles. Eine vollständige Prüfung umfasst:

• Test mit echtem Screenreader (NVDA, JAWS, VoiceOver)
• Prüfung der Alt-Texte auf Sinnhaftigkeit
• Test der Lesereihenfolge
• Formulartest nur mit Tastatur

Mehr Details in unserem Artikel PDF Barrierefreiheit prüfen.

Rechtliche Anforderungen: Warum Sie jetzt handeln müssen

Ab dem 28. Juni 2025 tritt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) vollständig in Kraft. Für viele Unternehmen bedeutet das: PDFs müssen barrierefrei sein – oder es drohen empfindliche Strafen.

Betroffen sind:

• E-Commerce-Unternehmen
• Banken und Versicherungen
• Telekommunikationsanbieter
• E-Book-Anbieter
• Alle Unternehmen mit digitalen Dienstleistungen

Die komplette Übersicht finden Sie in unserem BFSG-Leitfaden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit: Barrierefreiheit ist machbar

Die Frage „Warum sind PDFs nicht barrierefrei?“ hat viele Antworten: historische Gründe, mangelndes Bewusstsein, komplexe Anforderungen, fehlende Werkzeuge. Doch die gute Nachricht ist: Jedes PDF kann barrierefrei werden.

Mit dem richtigen Ansatz – sei es durch korrektes Erstellen von Anfang an oder durch automatische Nachkonvertierung – lassen sich alle Barrierefreiheits-Probleme lösen. Die Technologie ist da, die rechtliche Pflicht kommt, und der Nutzen für Millionen Menschen ist enorm.

Der erste Schritt? Prüfen Sie Ihre PDFs und sehen Sie, wo Sie stehen. Der zweite Schritt: Machen Sie sie barrierefrei.