Barrierefreie PDF aus Word erstellen: Schritt-für-Schritt

Word ist der Dreh- und Angelpunkt für Dokumente in den meisten Unternehmen – und gleichzeitig das Tool, mit dem barrierefreie PDFs am einfachsten entstehen. Vorausgesetzt, Sie wissen wie. Denn ob Ihr PDF-Export barrierefrei wird, entscheidet sich nicht beim Klick auf „Speichern“, sondern in den Schritten davor. Diese Anleitung zeigt Ihnen den kompletten Workflow von der leeren Seite bis zum validierten PDF/UA-konformen Dokument.

Das Fundament: Formatvorlagen statt manueller Formatierung

Die meisten Barrierefreiheitsprobleme entstehen nicht durch komplizierte technische Fehler, sondern durch eine scheinbar harmlose Gewohnheit: manuelles Formatieren. Text wird markiert, groß und fett gemacht – fertig ist die Überschrift. Nur leider nicht für einen Screen Reader.

Was passiert beim PDF-Export?

Word überträgt beim Export keine visuellen Eigenschaften, sondern die semantische Bedeutung der Inhalte. Das funktioniert nur, wenn Sie Word diese Bedeutung mitteilen:

Arbeitsweise	Ergebnis im PDF	Screen-Reader-Ausgabe
Text manuell groß + fett formatiert	Wird als normaler Absatz (P) exportiert	„Lorem ipsum dolor sit amet…“
Formatvorlage „Überschrift 2“ zugewiesen	Wird als H2-Überschrift exportiert	„Überschrift Ebene 2: Lorem ipsum“

Der Unterschied ist fundamental: Im ersten Fall kann ein blinder Nutzer nicht erkennen, dass es sich um eine Überschrift handelt. Im zweiten Fall kann er per Tastenkürzel direkt zur nächsten Überschrift springen und das Dokument strukturiert navigieren.

Die wichtigsten Formatvorlagen für barrierefreie PDFs

Formatvorlage	Verwendung	PDF-Tag
Überschrift 1	Dokumenttitel (einmal pro Dokument)	H1
Überschrift 2	Hauptkapitel	H2
Überschrift 3	Unterabschnitte	H3
Standard	Fließtext	P
Aufzählungszeichen	Ungeordnete Listen	L, LI
Nummerierung	Geordnete Listen	L, LI
Zitat	Blockzitate	BlockQuote

Formatvorlagen anwenden

Markieren Sie den Text oder setzen Sie den Cursor in den Absatz. Unter Start finden Sie den Bereich „Formatvorlagen“. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

Schneller geht es mit Tastenkürzeln:

• Strg + Alt + 1 für Überschrift 1
• Strg + Alt + 2 für Überschrift 2
• Strg + Alt + 3 für Überschrift 3
• Strg + Umschalt + N für Standard

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Schritt 1: Dokumentstruktur aufbauen

Die Überschriftenhierarchie

Überschriften müssen einer logischen Hierarchie folgen. Nach H1 kommt H2, nach H2 kommt H3 – Ebenen zu überspringen ist nicht erlaubt:

Korrekte Struktur:

H1 – Jahresbericht 2024
  H2 – Einleitung
  H2 – Finanzergebnisse
    H3 – Umsatzentwicklung
    H3 – Gewinnmarge
  H2 – Ausblick

Fehlerhafte Struktur:

H1 – Jahresbericht 2024
  H3 – Einleitung (H2 fehlt!)
H1 – Finanzergebnisse (zweites H1!)

Struktur kontrollieren mit dem Navigationsbereich

Aktivieren Sie unter Ansicht den Navigationsbereich und wechseln Sie zur Ansicht „Überschriften“. Hier sehen Sie sofort, wie Ihr Dokument strukturiert ist. Erscheint Text in dieser Liste, der keine Überschrift sein sollte? Dann korrigieren Sie die Formatvorlage.

Listen richtig erstellen

Verwenden Sie für Aufzählungen immer die Word-Listenfunktion unter Start → Aufzählungszeichen oder Nummerierung. Tippen Sie keine Spiegelstriche oder Zahlen manuell ein – Word erkennt das nicht als semantische Liste.

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alt-texte“>Schritt 2: Alternativtexte für Bilder

Jedes informative Bild benötigt einen Alternativtext, der den Bildinhalt für Screen-Reader-Nutzer beschreibt.

Alternativtext hinzufügen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie Alternativtext bearbeiten. Alternativ: Bild anklicken → Bildformat → Alternativtext.

Was macht einen guten Alternativtext aus?

Bildtyp	Schlechter Alt-Text	Guter Alt-Text
Diagramm	„Diagramm“	„Balkendiagramm: Umsatz 2024 bei 3,8 Mio. Euro, Steigerung um 15 Prozent zum Vorjahr“
Foto	„Bild1.jpg“	„Geschäftsführerin Maria Schmidt bei der Preisverleihung“
Icon	„Icon“	„E-Mail-Symbol“
Firmenlogo	„Logo“	„Logo der Muster GmbH“

Dekorative Bilder kennzeichnen

Rein dekorative Elemente wie Schmucklinien oder Hintergrundgrafiken sollten von Screen Readern ignoriert werden. Aktivieren Sie dafür die Option Als dekorativ markieren im Alternativtext-Dialog.

Richtlinien für Alternativtexte

• Maximal 125 Zeichen, optimal 50-100 Zeichen
• Beschreiben Sie, was zu sehen ist und welche Information das Bild transportiert
• Verzichten Sie auf Formulierungen wie „Bild von…“ – Screen Reader kündigen Grafiken ohnehin an
• Berücksichtigen Sie den Kontext: Was ist für den Leser an dieser Stelle relevant?

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Schritt 3: Tabellen korrekt aufbauen

Tabellen sind eine häufige Fehlerquelle bei barrierefreien PDFs. Mit der richtigen Vorgehensweise lassen sich die meisten Probleme vermeiden.

Tabelle einfügen

Verwenden Sie Einfügen → Tabelle und wählen Sie die gewünschte Größe. Nutzen Sie nicht die Optionen „Tabelle zeichnen“ oder „Text in Tabelle umwandeln“ – diese führen häufig zu Strukturproblemen.

Kopfzeile definieren

Die erste Zeile einer Tabelle sollte als Kopfzeile gekennzeichnet sein:

1. Klicken Sie in die erste Zeile
2. Öffnen Sie Tabellentools → Entwurf
3. Aktivieren Sie Überschriftenzeile

Kopfzeile auf Folgeseiten wiederholen

Bei mehrseitigen Tabellen muss die Kopfzeile auf jeder Seite erscheinen:

1. Markieren Sie die erste Zeile
2. Öffnen Sie Tabellentools → Layout → Eigenschaften
3. Im Reiter „Zeile“ aktivieren Sie Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen

Strukturelle Fallstricke vermeiden

• Verbundene Zellen erschweren die Navigation – vermeiden Sie sie wenn möglich
• Verschachtelte Tabellen sind problematisch für Screen Reader
• Leere Zeilen oder Spalten für Layout-Zwecke stören die Tabellenstruktur
• Verwenden Sie Tabellen nicht für das Seitenlayout – nutzen Sie stattdessen Spalten

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Schritt 4: Links und Navigation

Aussagekräftige Linktexte

Screen-Reader-Nutzer navigieren häufig über eine Liste aller Links im Dokument. Linktexte müssen daher auch ohne Kontext verständlich sein:

Problematisch	Besser
„Klicken Sie hier“	„BFSG-Anforderungen lesen“
„Mehr“	„Mehr über PDF/UA erfahren“
„www.example.com“	„Beispiel-Website besuchen“

Links einfügen

Markieren Sie den Text, drücken Sie Strg + K und geben Sie die URL ein. Das Feld „QuickInfo“ dient als Tooltip und kann zusätzliche Informationen enthalten.

Inhaltsverzeichnis für längere Dokumente

Bei Dokumenten mit mehr als fünf Seiten sollten Sie ein Inhaltsverzeichnis einfügen: Referenzen → Inhaltsverzeichnis. Word erstellt daraus automatisch Lesezeichen im PDF, die die Navigation erheblich erleichtern.

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Schritt 5: Dokumenteigenschaften festlegen

Titel und Metadaten

Unter Datei → Informationen finden Sie rechts die Dokumenteigenschaften:

• Titel: Ein aussagekräftiger Dokumenttitel (wird in der Titelleiste des PDF-Viewers angezeigt)
• Verfasser: Organisation oder Autor
• Betreff: Kurze inhaltliche Beschreibung

Dokumentsprache einstellen

Die korrekte Spracheinstellung ist entscheidend für die Aussprache durch Screen Reader:

1. Überprüfen → Sprache → Sprache für die Korrekturhilfen festlegen
2. Wählen Sie „Deutsch (Deutschland)“
3. Klicken Sie auf Als Standard festlegen für zukünftige Dokumente

Fremdsprachige Passagen kennzeichnen

Enthält Ihr Dokument Passagen in anderen Sprachen, markieren Sie diese und weisen Sie über Überprüfen → Sprache → Sprache festlegen die korrekte Sprache zu. Der Screen Reader wechselt dann automatisch die Aussprache.

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Schritt 6: Barrierefreiheitsprüfung in Word

Word enthält einen integrierten Accessibility Checker, der die häufigsten Probleme erkennt.

Prüfung starten

Klicken Sie unter Überprüfen auf Barrierefreiheit überprüfen. Alternativ: Datei → Informationen → Auf Probleme überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen.

Ergebnisse interpretieren

Kategorie	Bedeutung	Handlung
Fehler (rot)	Schwerwiegendes Problem	Muss vor dem Export behoben werden
Warnungen (orange)	Potenzielles Problem	Prüfen und gegebenenfalls beheben
Tipps (blau)	Verbesserungsvorschlag	Optional umsetzen

Typische Meldungen und Lösungen

Meldung	Lösung
„Fehlender Alternativtext“	Alt-Text hinzufügen oder als dekorativ markieren
„Tabelle hat keine Kopfzeile“	Erste Zeile als Überschriftenzeile definieren
„Überprüfen Sie die Lesereihenfolge„	Dokumentstruktur im Navigationsbereich kontrollieren

Arbeiten Sie alle Fehler ab, bevor Sie mit dem Export fortfahren.

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Schritt 7: Als barrierefreies PDF exportieren

Der Export ist der entscheidende Moment – hier entscheidet sich, ob Ihre Vorarbeit ins PDF übernommen wird.

Die richtige Export-Methode

1. Wählen Sie Datei → Speichern unter oder Exportieren
2. Wählen Sie als Dateityp PDF
3. Klicken Sie auf Optionen – dieser Schritt ist entscheidend

Barrierefreiheits-Optionen aktivieren

Im Optionen-Dialog aktivieren Sie:

• Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit – überträgt die Tag-Struktur ins PDF
• Dokumenteigenschaften – überträgt Titel und Metadaten
• Lesezeichen erstellen (unter „Nicht druckbare Informationen einschließen“) – erstellt Lesezeichen aus Überschriften

Export validieren

Öffnen Sie das exportierte PDF und prüfen Sie unter Datei → Eigenschaften → Erweitert, dass „Tagged PDF“ auf „Ja“ steht. Für eine vollständige Validierung nutzen Sie den PAC Checker oder unseren Online-PDF-Checker.

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Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Manuelles Formatieren statt Formatvorlagen

Das Problem: Text wird visuell formatiert (groß, fett, farbig), aber die semantische Bedeutung fehlt.

Die Lösung: Konsequent Formatvorlagen verwenden. Wenn Sie eine bestimmte Optik benötigen, passen Sie die Formatvorlage an – formatieren Sie nicht den Text direkt.

Bilder ohne Alternativtext

Das Problem: Screenshots oder Grafiken werden eingefügt, ohne den Alt-Text zu pflegen.

Die Lösung: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, direkt nach dem Einfügen den Alt-Text zu ergänzen.

Textfelder für Layouts

Das Problem: Textfelder werden für optische Gestaltung verwendet und erscheinen im PDF oft an falscher Stelle oder ohne korrekte Tags.

Die Lösung: Verwenden Sie Standard-Absätze mit angepassten Formatvorlagen. Für mehrspaltiges Layout nutzen Sie die Spalten-Funktion unter Layout → Spalten.

Falscher PDF-Export

Das Problem: Das PDF wird über „Drucken“ → PDF-Drucker erstellt oder ohne Optionen gespeichert.

Die Lösung: Immer „Speichern unter“ → PDF → Optionen → Strukturtags aktivieren.

Sprache nicht eingestellt

Das Problem: Die Dokumentsprache steht auf „Automatisch“ oder ist falsch eingestellt.

Die Lösung: Explizit „Deutsch (Deutschland)“ festlegen und als Standard speichern.

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Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit Word Online?

Eingeschränkt. Word Online bietet weniger Barrierefreiheits-Features und der PDF-Export ist nicht so vollständig wie in der Desktop-Version. Für wichtige Dokumente empfehlen wir die Desktop-Anwendung.

Brauche ich Adobe Acrobat für die Nachbearbeitung?

Nicht zwingend. Wenn Sie in Word alles richtig machen, ist das exportierte PDF bereits barrierefrei. Für Korrekturen kann Acrobat Pro hilfreich sein, aber unser automatisches Tool funktioniert ohne Acrobat-Installation.

Was ist mit älteren Word-Versionen?

Diese Anleitung gilt für Word 365, 2021, 2019 und 2016. Bei Word 2010 oder älter fehlen wichtige Barrierefreiheits-Features – ein Upgrade oder die nachträgliche Optimierung des PDFs ist empfehlenswert.

Wie gehe ich mit komplexen Layouts um?

Komplexe Layouts mit Spalten, Textboxen und vielen Grafiken sind fehleranfällig. Vermeiden Sie Textfelder, nutzen Sie Word-Spalten statt Tabellen für Layouts, und prüfen Sie die Lesereihenfolge im fertigen PDF. Bei Problemen kann eine nachträgliche Korrektur erforderlich sein.

Kann ich meine Word-Vorlagen barrierefrei machen?

Ja, und das sollten Sie tun. Optimieren Sie Ihre Vorlagen einmalig: Formatvorlagen korrekt einrichten, Dokumenteigenschaften vordefinieren, eventuell Platzhalter für Alt-Texte ergänzen. Alle darauf basierenden Dokumente profitieren automatisch.

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Zusammenfassung und Checkliste

Die Kurzversion für Eilige

1. Formatvorlagen statt manueller Formatierung
2. Alternativtexte für alle informativen Bilder
3. Export mit aktivierten Dokumentstrukturtags

Vollständige Checkliste

• Formatvorlagen für alle Textelemente verwendet
• Überschriften folgen einer logischen Hierarchie (H1 → H2 → H3)
• Alle informativen Bilder haben Alternativtexte
• Tabellen haben eine definierte Kopfzeile
• Links sind aussagekräftig benannt
• Dokumenttitel und Sprache sind gesetzt
• Word-Barrierefreiheitsprüfung zeigt keine Fehler
• Export mit „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“
• PDF mit PAC Checker validiert

Das Ergebnis

Wenn Sie diese Anleitung befolgen, erhalten Sie ein PDF, das:

• Den PDF/UA-Standard erfüllt
• Die BFSG-Anforderungen für barrierefreie Dokumente erfüllt
• Mit Screen Readern und anderen assistiven Technologien funktioniert
• Professionell strukturiert und leicht navigierbar ist

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Weiterführende Ressourcen

• Barrierefreie PDF erstellen – der vollständige Guide
• PDF barrierefrei machen in 5 Schritten
• Barrierefreie PDF aus InDesign
• PAC Checker Anleitung
• BFSG PDF-Anforderungen